SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
BAB 10
SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
Sistem Input
Sistem input tebagi dua, yaitu sistem input
berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.
1. Sistem Input/Masukan.
Sistem - sistem
masukan dengan kertas.
Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen sumber yang di tulis tangan atau di ketik. Setiap tahap pemrosesan masukan sebagai berikut:
Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen sumber yang di tulis tangan atau di ketik. Setiap tahap pemrosesan masukan sebagai berikut:
Penyiapan dan pelengkapan
dokumen sumber.
Pengiriman
dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.
Masukan data.
Pengeditan data
program.
1. Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber
seperti order penjualan disiapkan secara
manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan
merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.
2. Pengiriman
dokumen sumber ke bagian pengolahan data
Batch control total
dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer
data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya
atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen
pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang
cukup signifikan.
3. Data Entry
Setelah dokumen
sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen pengolahan data dokumen tersebut secara
manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di simpan kedalam disk.
Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk
mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber
merupakan data file data.
4. Tehnik Program
Editing Data
Pengendalian data
bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan
file). Salah satu cara yang dapat
digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi
nilai yang legal untuk setiap field di dalam tabel.
Sistem - sistem
pemasukan tanpa ketas. Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless
input system ) , kadang-kadang di sebut juga sistem masukan online,
transaksi-transaksi di masukan secara langsung ke dalam jaringan komputer, dan
kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber di kurangi. Sistem masukan tanpa
kertas membutuhkan intervensi manusia umumnya memlalui dua tahapan yaitu entry
data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat. Sistem
tanpa kertas yang tidak membutuhkan keterlibatan manusia, Transaksi-transaksi
di proses dari awal sampai akhir tanpa keterlibatan manusia : pemrosesan transaksi
otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi tekhnologi ini adalah networked
vending machine (NVM) .
Contoh Sistem
tersebut :
·
Sistem input tanpa kertas yang
memerlukan intervensi manusia
Ada berbagai jenis
sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke
dalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry data manual online data sistem
identifikasi otomatis seperi sistem point of sales(POS). Sistem entry data
manual online : pengguna secara manual mengetikan transaksi kedalam sistem
komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi
kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang
melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalaui dua fase :
·
Input (entri) data dan editing
data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas
sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem.
·
Pengiriman data ke sistem aplikasi
host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput
langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.
·
Sistem input tanpa kertas yang
tidak memerlukan intervensi manusia.
Transaksi yang
sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak
melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi
ini adalah network vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa
bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang
juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund
transfer (EFT).
2. Sistem Pemrosesan.
Sistem pemrosesan
berdasarkan kertas.
Transaksi-transaksi di masukkan kedalam komputer dalam batch yang di proses secara periodik. Contoh pemrosesan secara batch adalah laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek pembayaran gaji. Pemrosesan secara batch dengan pemutahiran file secara berurutan, pemrosesan dalam sistem semacam ini mencakup tahap-tahap berikut:
Transaksi-transaksi di masukkan kedalam komputer dalam batch yang di proses secara periodik. Contoh pemrosesan secara batch adalah laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek pembayaran gaji. Pemrosesan secara batch dengan pemutahiran file secara berurutan, pemrosesan dalam sistem semacam ini mencakup tahap-tahap berikut:
Penyiapan file transaksi.
Pemutahiran file
induk.
Pemutahiran buku
besar.
Penyiapan laporan
buku besar.
Pemrosesan batch dengan pemutahiran file akses random, tahap-tahapnya sebagai berikut :
Catatan di baca
dari file transaksi
Nilai kunci catatan
transaksi digunakan untuk mengakses secara random
Catatan dalam file
induk di mutahirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data
Sistem Pemrosesan
tanpa kertas.
Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas , baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat di lakukan dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online realtime processing. Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berdasar kertas. Perbedaannya adalah voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronik dan buku besar di mutahirkan secara otomatis secara periodik. Pemrosesan tepat waktu dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, keuntungan utama dalam pemrosesan tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu.
Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas , baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat di lakukan dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online realtime processing. Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berdasar kertas. Perbedaannya adalah voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronik dan buku besar di mutahirkan secara otomatis secara periodik. Pemrosesan tepat waktu dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, keuntungan utama dalam pemrosesan tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu.
3. Sistem Keluaran.
Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial mengahislkan volume jeluaran yang besar. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Pengendalian ekeluaran di rancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaranb yang sah dan keluaran tersebut telah didistribysikan secara memadai. Kelompok pengendalian PDE terpisah seriungkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.
Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial mengahislkan volume jeluaran yang besar. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Pengendalian ekeluaran di rancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaranb yang sah dan keluaran tersebut telah didistribysikan secara memadai. Kelompok pengendalian PDE terpisah seriungkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.