PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR
PENGENDALIAN INTERN
RINGKASAN
Pengendalian diperlukan untuk
mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang
dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu
berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara
signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan
.analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus
transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap
siklus transaksi .
Struktur pengendalian intern suatu
pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin
bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern
mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian, akutansi dan prosedur pengendalian.
Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun
pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian
aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah
diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan
mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.
Pertimbangan etika harus
diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan
elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk
mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan
tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi
individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.
Analiasis atas struktur pengendalian
intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun
pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam
analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus
analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip
dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya
dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.
A. Kebutuhan Akan Pengendalian
a. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur,
Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena
probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan
konsekuensi keuangannya.
Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian.
Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian
jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi
dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan
bisnis yang umum, antara lain:
- Biaya-biaya berlebihan
- Pendapatan menurun
- Kehilangan Aktiva
- Akuntansi yang tidak akurat
- Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
- Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
- Kerugian kompetitif
- Penipuan dan penggelapan, seperti:
-
Kejahatan
kerah putih
-
Penipuan
Manajemen
-
Pelaporan
keuangan yang keliru
-
Kejahatan
perusahaan
b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus
Transaksi
- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan
pembayaran.
Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai
dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan
diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang
berkaitan.
Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi
sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok
harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.
- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.
Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus
diotorisasi sesuai dengan kriteria.
- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.
Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek
hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.
Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep
struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur
pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke
siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian
spesifik untuk setiap siklus.
B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari
kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai
bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern
perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem
akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian
intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan
jaminan yang memadai.
Tanggung Jawab Manajamen
Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan
pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern
perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan
manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan
menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.
a.
Lingkungan
Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan
dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau
memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor
itu mencangkup :
-
Filosofi dan
gaya operasional manajemen
-
Struktur
organisasi
-
Fungsi dewan
komisaris dan anggota-anggotanya
-
Metode-metode
membebankan otoritas dan tanggung jawab
-
Metode-metode
pengendalian manajemen
-
Fungsi audit
intern
-
Kebijakan
dan praktik-praktik kepegawaian
-
Pengaruh
dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
b.
Sistem
Akuntansi
Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode
dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan,
menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan
menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan
c.
Prosedur-prosedur
pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan
prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem
akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang
memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi
intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan
pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan
laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan
jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem
aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.
C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan
prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur
pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang
terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan
transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian
aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan
pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :
-
Rencana
pengorganisasian pemrosesan transaksi
-
Prosedur-prosedur
oprasi umum
-
Masalah
pengendalian peralatan
-
Pengendalian
peralatan dan akses data
Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas
:
Ø
Rencana
pengorganisasian pemrosesan transaksi
Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan
pemerosesannya di lakukan secara terpisah.
Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan
penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke
atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.
Pengolahan data komputer harus tidak memiliki
penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data
aktiva.
Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab
atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur
bidang pengolahan data komputer.
Ø
Prosedur-prosedur
oprasi umum
Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan
harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi
pekerjaan satu sama lain.
Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas
kepada program-program dan file-file data.
b.Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi
individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi
pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah
dasar dalam silus pengolahan data.
c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah
kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan
pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk
mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian
Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.
D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern
a.Etika dan Budaya Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode
etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun,
banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini
peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada
hal-hal yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap
perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang
mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada
tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika
kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika
perusahaannya.
b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur
prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah
mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan
aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan
organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara
relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem
harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian
bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi
organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.
E. Analisi Struktur Pengendalian Intern
Ananlisis struktur pengedalian intern mengharuskan
adanya pemahaman atas struktur yang di rancang maupun yang di oprasikan secara
akual. Struktur pengendalian intern secara secara rutin mengumpulkan dan
memproses informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, pemindahan
otoritas, persetujuan, dan verifikasi. Dokomentasi tugas-tugas pengendalian
intern harus di periksa untuk mengevaluasi kelayakan operasi sistem.
Kelayakan tergantung pada orang yang mengatur
prosedur-prosedur pengendalian intern perancangan struktur pengendalian intern
hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada : adalah penting untuk
melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang di harapkan.
Sistem Pengendalian Internal Yang Efektif
Pengendalian Internal adalah perencanaan
organisasional dan semua pengukuran yang berkaitan yang digunakan oleh
perusahaan untuk mengamankan aktiva, menjamin bahwa catatan akuntansi tepat dan
dapat dipercaya, mengembangkan efisiensi operasional,dan mempertahankan
keterkaitan dengan kebijaka kebijakan perusahaan. Pengendalian internal yang
efektif memiliki karakteristik sebagai berikut:
Kompeten, dapat Dipercaya, dan Beretika
Para Pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk
mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang
tinggi, memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan
baik, dan mengawasi pekerjaan mereka. Perusahaan dapat pula menambah
fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan rotasi dalam
berbagai tugas dan jika seorang pegawai cuti atau sakit, pegawai yang lain
dapat langsung menggantikan tugasnya.
Tugas Pertanggungjawaban
Sebagai contoh, 2 orang pegawai, yaitu treasurer dan
controller melapor masalah pekerjaan kepada Wakil Presiden, Treasurer tersebut
bertanggung jawab atas manajemen kas, dan Controller melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan akuntansi. Di dalam organisasi ini, Controller dapat
bertanggung jawab atas persetujuan bagi faktur-faktur pembayaran, dan treasurer
yang menandatangani berkas-berkas akuntansi. Di bawah Controller ada seorang
akuntan yang mengerjakan pajak pertambahan nilai dan ada akuntan lain yang
mengerjakan pajak penghasilan. Secara keseluruhan, semua tugas telah
didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang
bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.
Pemberian Kuasa yang Tepat
Setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan
pemberian kuasa yang tepat. Misalnya, manajer atau asisten manajer toko eceran
harus memberikan persetujuan untuk cek pelanggan yang melebihi jumlah tertentu
yang telah ditetapkan.
Pembagian Tugas
Manajemen yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban
atas transaksi pada satu atau beberapa orang atau departemen. Pembagian tugas
akan membatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan juga memberikan ketepatan
catatan akuntansi. Komponen penting dari sistem pengendalian internal ini dapat
dibagi menjadi:
-
Pemisahan
antara tugas operasional dengan akuntansi.
-
Pemisahan
antara penanggungjawab aktiva dengan akuntansi.
-
Pemisahan
antara pemberian kuasa atas transaksi dengan penanggungjawab aktiva yang
bersangkutan.
-
Pemisahan
tugas kewajiban di dalam fungsi akuntansi.
Audit Internal dan Eksternal
Audit dapat dilakukan secara internak atau eksternal.
Dalam beberapa organisasi, auditor intern langsung melapor kepada Wakil
Direktur. Sepanjang tahun mereka akan mengaudit beberapa segmen dari
organisasi. Para auditor ekstern sepenuhnya berada di luar perusahaan. Kedua
kelompok auditor tersebut saling berdiri sendiri dari operasi perusahaan yang
diperiksanya, dan tinjauan mereka terhadap pengendalian internal seringkali
sama.
Dokumen dan Catatan
Dokumen dan catatan sangat beragam, mulai dari dokumen
sumber seperti faktur penjualan dan order pembelian hingga jurnal khusus dan
buku besar pembantu. Dokumen tersebut harus diberi nomor. Hilangnya urutan pada
nomor tersebut akan menunjukkan adanya dokumen yang hilang.
Elektronik dan Pengendalian Lainnya
Perusahaan menggunakan alat-alat elektronik untuk
memenuhi kebutuhan mereka dalam melakukan pengawasan terhadap aktiva dan
operasinya karena setiap perusahaan dapat mengambil langkah-langkah sendiri
untuk mengatasi aktiva dan pencatatan mereka.
Batasan Pengendalian Internal
Suatu sistem pengendalian internal yang sangat
kompleks dapat menyulitkan. Efisiensi dan pengendalian tersebut tidak membantu
dan malah akan menyusahkan. Makin rumit sistem pengendalian tersebut, makin
banyak menyita waktu dan uang. Oleh karena itu,para manajer harus membuat
penilaian yang cukup matang. Investasi dalam pengendalian internal harus
dinilai dari sisi biaya dan manfaat.
Contoh Pengendalian dalam Transaksi Akuntansi
- Pengendalian internal atas penerimaan kas
Pengendalian internal atas penerimaan kas akan
menjamin bahwa semua penerimaan kas telah dietorkan ke bank dan catatan
akuntansi perusahaan telah benar. Setiap sumber penerimaan kas memerlukan
pengukuran keamanan untuk menyajikan pengendalian atas penerimaan kas.
- Pengendalian internal atas pengeluaran kas
Pengeluaran kas sama pentingnya dengan penerimaan kas,
karena besarnya jumlah yang akan dikeluarkan oleh perusahaan menentukan sumber
dan jumlah kas yang diterima. Contohnya :
Ø
Pengendalian
atas pembayaran dengan cek
Ø
Pengendalian
terhadap pembelian
Ø
Pengendalian
persetujuan pembayaran
- Pengendalian internal atas pengeluaran kas kecil
Perusahaan biasanya menyimpan sejumlah kecil uang kas
ditangan untuk membayar biaya biaya yang berjumlah kecil. Dana ini disebut
sebagai kas kecil.
Misalkan pada tanggal 28 februari perusahaan
memutuskan untuk membuka dana kas kecil sebesar Rp. 200.000;. Bendahara kas
kecil akan menguangkan cek dan menyimpannya di dalam kotak uang kas, kotak
penyimpanan, atau lainnya. Bendahara kas kecil diberi tugas mempertanggung
jawabkan pengendalian dana tersebut. Pencatatan untuk pembukaan dana kas kecil
adalah sebagai berikut :
Feb.
28 Kas
Kecil……………………………. Rp. 200.000;
Kas di bank…………………………….Rp. 200.000;
( membuka dana kas kecil )
Dalam contoh diatas, mempertahankan nilai akun kas
kecil pada jumlah tersebut didukung dengan dana yang ada adalah ciri-ciri dari
sistem dana tetap ( imprest fund system ) . Sistem pengendalian dari suatu
sistem dana tetap adalah bahwa sistem itu dengan jelas menunjukkan jumlah yang
ada dibawah tanggung jawab bendahara.
Pertimbangan Etis Dalam Bisnis
Pertimbangan etis dapat dibantu oleh suatau proses
yang mengidentifikasikan masalah etika, mencari alternative tindakan,
mengidentifikasikan orang orang yang terlibat, dan menilai semua kemungkinan
yang dapat terjadi.